Scout Reimbursement Pro

Scout Reimbursement Pro ist ein vollständiges Abrechnungssystem, das speziell für Pfadfindergruppen, Jugendorganisationen und gemeinnützige Vereine entwickelt wurde. Es löst ein häufiges Problem in der Vereinsarbeit: Mitglieder schießen Ausgaben vor – zum Beispiel für Zeltlager, Bastelmaterial oder Fahrtkosten – und müssen diese umständlich per E-Mail mit Anhang beim Vorstand einreichen. Dieses Plugin macht den gesamten Prozess digital, nachvollziehbar und sicher.

Wie es funktioniert

1. Ein Mitglied füllt das Contact Form 7-Formular auf der Website aus und lädt seine Belege (Fotos oder PDFs) direkt vom Handy hoch.
2. Der Vorstand erhält eine E-Mail mit allen Angaben und einem Freigabe-Link – ein Klick genügt.
3. Nach der Freigabe erhält der Kassenwart automatisch eine strukturierte Auszahlungsmail mit IBAN-Endung, Betrag und Belegen.
4. Sobald der Kassenwart die Zahlung veranlasst hat, markiert er sie per Link als „Bezahlt” – der Antragsteller wird automatisch benachrichtigt.
5. Im WordPress-Backend behält der Administrator jederzeit den Überblick über alle Anträge, Statusänderungen und Jahresauswertungen.

Hauptfunktionen

Mobiloptimierter Datei-Upload
Der Upload-Bereich ist für die Nutzung auf dem Smartphone optimiert. Mitglieder können direkt mit der Kamera einen Kassenbon fotografieren oder eine bestehende Datei (JPG, PNG, PDF) hochladen. Mehrere Belege pro Antrag sind möglich.

Clientseitige Bildkomprimierung
Vor dem Upload werden Fotos automatisch im Browser auf maximal 1600×1600 Pixel und 80 % Qualität komprimiert. Das spart Serverkapazität und beschleunigt den Upload deutlich – besonders wichtig bei schlechter Mobilverbindung auf Lagern.

Sicherer Datei-Speicher
Alle hochgeladenen Belege werden in einem geschützten Verzeichnis außerhalb des öffentlichen WordPress-Upload-Ordners abgelegt. Eine .htaccess-Datei verhindert den direkten Zugriff von außen und die Ausführung von Skripten – die Dateien sind nur für Administratoren einsehbar.

E-Mail-basierter Freigabe-Workflow
Der gesamte Genehmigungsprozess läuft über E-Mail-Links – ohne dass sich Vorstand oder Kassenwart ins WordPress-Backend einloggen müssen. Jeder Link ist mit einem kryptografisch sicheren, zufälligen Token gesichert und kann nur einmal sinnvoll verwendet werden.

Drei-Stufen-Status
Jeder Antrag durchläuft die Stufen „Offen” → „Freigegeben” → „Bezahlt”. Rückwärts ist kein Statuswechsel möglich – ein bereits freigegebener Antrag kann nicht mehr abgelehnt werden. Das sorgt für eine lückenlose, revisionssichere Dokumentation.

Automatische Belegnummern
Jeder freigegebene Antrag erhält automatisch eine fortlaufende Belegnummer (N-1, N-2, …), die als unveränderliche Referenz für die Vereinsbuchhaltung dient.

Jahresbericht und Druckfunktion
Alle freigegebenen und bezahlten Belege eines Jahres lassen sich als druckoptimierte Übersicht ausgeben – mit digitalem Stempel (BEZAHLT / FREIGEGEBEN), Datum und allen zugehörigen Belegen. Ideal für die Jahreshauptversammlung oder den Steuerberater.

Statistik nach Kategorie
Im Backend gibt es eine Statistik-Ansicht, die Ausgaben nach Kategorie (z. B. „Fahrtkosten”, „Material”, „Lagerkosten”) aufschlüsselt und die Jahressumme ausweist. Die Daten werden gecacht, um die Datenbankbelastung minimal zu halten.

Nachträglicher Datei-Upload
Administratoren können über das Backend nachträglich weitere Belege zu einem bestehenden Antrag hinzufügen – etwa wenn ein Kassenbon per Post nachgereicht wird.

Sicherheit

• Alle Formulareingaben werden vor der Datenbankablage bereinigt (sanitized)
• Alle Ausgaben werden kontextgerecht escaped (esc_html, esc_attr, esc_url)
• Admin-Aktionen sind mit WordPress-Nonces gesichert
• E-Mail-Links nutzen kryptografisch sichere Tokens (20 Zeichen, alphanumerisch)
• Datenbankabfragen ausschließlich über $wpdb->prepare()
• Datei-Upload ausschließlich über wp_handle_upload() – keine direkte Verwendung von move_uploaded_file()
• Erlaubte Dateitypen sind serverseitig auf JPG, PNG, GIF und PDF beschränkt
• Maximale Dateigröße: 10 MB pro Datei

Voraussetzungen

• WordPress 5.8 oder neuer
• PHP 7.4 oder neuer
• Contact Form 7 (muss installiert und aktiv sein)
• Ein konfiguriertes Abrechnungsformular in Contact Form 7 mit den passenden Feldnamen

Unterstützte Sprachen

Das Plugin ist vollständig für Übersetzungen vorbereitet (alle Strings über __() und _e() internationalisiert, Text-Domain: scout-reimbursement-pro). Die Standardsprache der Benutzeroberfläche im Backend ist Deutsch.